Immobilienverwaltung: Welche Aufgabenbereiche und Pflichten umfasst sie?

Der weltweite Markt für Immobilienverwaltungen ist in den vergangenen Jahren enorm gewachsen. Das Marktforschungsinstitut MarketsandMarkets prognostiziert, dass der Immobilienverwaltungsmarkt bis 2028 ein Volumen von 36,4 Mrd. USD weltweit erreichen wird – ein Wachstum von 47 % gegenüber dem Jahr 2023.

Private Eigentümer:innen kümmern sich häufig selbst um die Wohnungs- und Hausverwaltung. Größere Wohnungsunternehmen lagern die entsprechenden Verwaltungsaufgaben hingegen oftmals an eine professionelle Immobilienverwaltungsgesellschaft aus.

Aber welche Tätigkeiten übernimmt eine Immobilienverwaltung eigentlich konkret? Und welche Pflichten hat sie? Der nachfolgende Artikel liefert Antworten und wertvolle Einblicke.

Was versteht man unter Immobilienverwaltung?

Immobilienverwaltung (auch Facility-Management) umfasst die Überwachung und Verwaltung selbst genutzter oder als Finanzinvestition gehaltener Immobilienobjekte durch externe Dienstleister. Immobilienverwaltungen kümmern sich um die ihnen zugewiesenen Aufgaben, um Immobilieneigentümer:innen zu entlasten und ihnen Zeit zu ersparen. Sie übernehmen die Verantwortung für laufende Aufgaben (z. B. Reparaturen), die Sicherung des Werterhalts der Immobilie und die Generierung von Einnahmen durch Gewährleistung einer effizienten Mietverwaltung.

Sie sind außerdem für die Organisation von Instandhaltungsmaßnahmen und die finanzielle Überwachung zuständig (Erstellung von Nebenkostenabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen oder von Wirtschaftsplänen, Umsetzung von Mieterhöhungen, Koordination des Mahnwesens, usw.). Die genaue Form und Intensität der Verwaltung variiert abhängig von der Vereinbarung zwischen Hausverwaltung und Eigentümer:innen.

Die vier Arten von Immobilienverwaltungen

Die Verwaltung von Immobilien oder Liegenschaften ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, die darauf abzielt, die Rendite zu maximieren, die Substanz der Immobilie zu verbessern und den täglichen Betrieb reibungslos zu gestalten. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Immobilienbesitzer:innen für eine professionelle Immobilienverwaltung, um ihr Eigentum zu betreuen. Diese Verwaltung umfasst nicht nur die reine Objektverwaltung, sondern auch die direkte und indirekte Immobilienentwicklung, wie etwa durch die Verbesserung der Qualität der Mietobjekte. Grundsätzlich wird in der Immobilienwirtschaft zwischen vier verschiedenen Arten der Immobilienverwaltung unterschieden.

Verwaltung einer Immobilie mit Mietwohnungen

Eine häufige Form der Immobilienverwaltung ist die klassische Mietverwaltung. Wenn ein Gebäude nur ein Grundbuchblatt hat und somit einer einzigen Person oder Personengruppe gehört, kann ein beauftragtes Immobilienverwaltungsunternehmen die gesamte Verwaltung gegenüber den Mietenden sowie externen Parteien wie Behörden und Handwerker:innen übernehmen.

Viele Immobilienbesitzer:innen übertragen die vielfältigen täglichen Pflichten und Aufgaben eines Mietshauses gerne an eine Hausverwaltung. Im Gegenzug kümmert sich diese um die Belange der Mietenden sowie um die substanzielle und finanzielle Immobilienentwicklung, beispielsweise durch Prognosen oder Optimierungsvorschläge. Der genaue Umfang der Mietverwaltung im Bereich der Immobilienverwaltung wird teilweise durch das Mietrecht bestimmt.

WEG-Verwaltung

Eine weitere gängige Form der Immobilienverwaltung in Deutschland ist die sogenannte WEG-Verwaltung, wobei WEG für Wohnungseigentümergemeinschaft steht. Seit der WEG-Reform im Jahr 2020 haben Miteigentümer:innen das Recht auf eine zertifizierte Immobilienverwaltung. Die Aufgabe einer WEG-Verwaltung ist es, die Gemeinschaftsflächen des Gemeinschaftseigentums (Sondereigentum) zu verwalten. Typischerweise findet man diese Art der Verwaltung bei Mehrfamilienhäusern oder Wohnanlagen mit Eigentumswohnungen.

Eine WEG-Verwaltung umfasst jedoch ausdrücklich nicht die Verwaltung der Wohnungen selbst, sondern nur die Vertretung der gemeinschaftlichen Flächen und Außenbereiche gegenüber Handwerker:innen und Behörden. Zum Beispiel übernimmt die Hausverwaltung bei der Erneuerung einer Außentreppe die Kommunikation mit dem ausführenden Handwerksbetrieb und entlastet so die Eigentümerversammlung.

Sondereigentumsverwaltung

Analog zur WEG-Verwaltung der gemeinschaftlichen Flächen gibt es eine dritte Art der Immobilienverwaltung, die sich um die Belange der einzelnen Wohneinheiten kümmert: die Sondereigentumsverwaltung. Diese betrifft alle Teile des Objekts innerhalb der Wohneinheit, wie Wände, Böden, Strom- und Wasserleitungen, ausgenommen sind jedoch tragende Wände, Außenwände und Fenster. In der Regel wird eine Sondereigentumsverwaltung dann eingesetzt, wenn die Wohneinheit vermietet wird. Die Hausverwaltung übernimmt dann die Kommunikation mit den Mietenden sowie anfallende Reparaturen und deren Kontrolle und stellt darüber hinaus die Einhaltung der Hausordnung sicher.

Verwaltung von Gewerbeimmobilien

Eine weitere Form der Immobilienverwaltung stellt die Verwaltung von Gewerbeimmobilien dar, beispielsweise von Geschäftshäusern. Auch wenn die Aufgaben hier denen der Mietverwaltung ähneln, unterliegen gewerbliche Mietende besonderen rechtlichen Bedingungen, die nur von einer spezialisierten Hausverwaltung kompetent bearbeitet werden sollten. Die meisten professionellen Hausverwaltungen verfügen jedoch über die notwendige Expertise, um auch Gewerbeimmobilien ertragsfördernd zu vermieten und zu verwalten.

Was sind die Kernaufgaben einer professionellen Immobilienverwaltung?

Immobilienverwalter:innen übernehmen essenzielle Aufgaben. Sie sind Ansprechpartner:innen für die Mieterschaft und gewährleisten die Einhaltung von Branchenstandards und gesetzlichen Vorgaben. Des Weiteren kümmern sie sich um die im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis entstehenden Aufgaben, koordinieren Instandhaltungsmaßnahmen und übernehmen die Kommunikation mit den Eigentümer:innen.

Was kostet eine Immobilienverwaltung?

Die Gebühren, die für die Verwaltung von Immobilien anfallen, liegen in der Regel zwischen 8 und 12 % der Mieteinnahmen der Vermietenden.

Durch die Beauftragung einer Immobilienverwaltung profitieren Vermieter:innen und Eigentümer:innen von vielen Vorteilen. Immobilienverwaltungen tragen dazu bei, Leerstand zu minimieren, indem sie die Immobilie wirksam vermarkten und schnell geeignete Mieter:innen finden. Die Vermieter:innen werden von administrativen und organisatorischen Aufgaben wie der Pflege der Mieterbeziehungen und der Organisation von Instandhaltungsmaßnahmen entlastet. Durch optimales Management und strategische Verbesserungen zur Gewährleistung einer gepflegten und gut instand gehaltenen Immobilie tragen Immobilienverwaltungen außerdem dazu bei, den Wert und die Attraktivität der jeweiligen Immobilie zu steigern.

Die so erzielten Mehreinnahmen gleichen die Verwaltungsgebühren häufig zum Teil oder ganz wieder aus. So kann das gleiche Ertragsniveau gehalten werden, ohne sich um die Verwaltung der Immobilie kümmern zu müssen.

Was ist Asset Management und wie unterscheidet es sich von der Immobilienverwaltung?

Das Asset Management von Immobilien und die Immobilienverwaltung haben unterschiedliche Schwerpunkte. Immobilien-Asset-Manager:innen beschäftigen sich vor allem mit der Wertsteigerung von Immobilien, um Investitionsziele zu erreichen. Sie setzen ihr Fachwissen im Bereich Immobilienbewertung und Markttrends ein, um fundierte Entscheidungen zur Maximierung der Rendite zu treffen. Ihr Fokus liegt auf der langfristigen strategischen Planung, einschließlich Finanzprognosen, Investitionsanalysen und Portfolio-Management.

Immobilienverwalter:innen kümmern sich hingegen um die laufenden Aufgaben wie die Instandhaltung und das Mieter-Management. Sie übernehmen operative Tätigkeiten wie das Einziehen von Mieten, Reparaturen und die Mietvertragsabwicklung. Zusammengefasst liegt der Schwerpunkt des Immobilien-Asset-Managements auf der strategischen Ausrichtung und der ökonomischen Optimierung, während sich eine Immobilienverwaltung um alle laufenden administrativen und organisatorischen Angelegenheiten kümmert, die die Immobilie betreffen.

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