Depuis plus de 20 ans, l’activité notariale est révolutionnée par le numérique. La transformation digitale des notaires et offices notariaux est devenue un enjeu majeur pour le secteur, en prenant une place de plus en plus importante dans le quotidien des professionnels. Il faut dire que les avantages sont nombreux, avec une réponse à de nombreux challenges rencontrés par les notaires lors de l’exercice de leur activité. Découvrons ensemble les principaux enjeux de la digitalisation du notariat, en particulier sur les sujets immobiliers, et les atouts des innovations qui en découlent !
Digitalisation du notariat : Où en est-on ?
Le notariat numérique est déjà une réalité en France depuis la loi du 13 mars 2000 qui a rendu possible la signature de l’acte authentique par voie électronique. Selon les Affiches Parisiennes, la Chambre des notaires de Paris a même créé un fonds d’investissement doté de 4 millions d’euros dédié à la transformation digitale des notaires pour investir massivement. À titre d’exemple, elle a investi dans le projet AVM (Automated Valuation Model), en collaboration avec PriceHubble. Il permet aux clients de la base de données en immobilier BIEN d’avoir accès à une estimation très précise des biens grâce à un algorithme puissant, innovant et sécurisé.
La situation sanitaire et la crise de la COVID-19 ont d’autant plus poussé les notaires à se digitaliser : plus qu’un simple avantage concurrentiel, c’est devenu une question de survie, surtout lorsque l’on sait que le gel des actes notariaux suite au premier confinement a bloqué les honoraires dans la profession pour un montant de 400 millions d’euros.
Pourtant, la digitalisation du notariat ne fait pas l’unanimité : même si 84 % des notaires sont convaincus que la technologie peut améliorer la gestion de leur étude, 72 % se sentent également menacés par ces innovations (selon les chiffres de Notariat2000).
Voici les dernières avancées digitales du secteur :
> La signature électronique : en 2007, la profession notariale a été la première profession en Europe à mettre en place la certification d'une signature électronique sécurisée, signature qui peut donc être apposée à distance sur un document.
> L’Acte Authentique Électronique (AEE) : depuis 2008, il est possible d’établir et signer un acte notarié par voie électronique à travers l'AEE. Ce document numérique possède la même valeur juridique que l'écrit (article 1366 du Code civil).
> L’Acte Authentique Électronique à Distance (AAED) : vous avez également l’opportunité de signer un acte authentique par voie électronique en vidéoconférence afin de limiter l’usage du papier et d’éviter les déplacements.
> La dématérialisation des documents : tous les documents nécessaires à un acte notarié peuvent enfin être regroupés sur une même plateforme, puis facilement consultés et échangés avec les parties impliquées. La gestion des dossiers et les échanges d’information sont grandement simplifiés, sans compter le gain de place dans votre étude notariale ! Avec l’aide de l'AEE, tous les documents électroniques sont donc transmis au MICEN, un serveur commun et sécurisé pour les documents dématérialisés notariaux.
> Les applications de procédure à distance : on retrouve ici des applications de prise de rendez-vous en ligne via des plateformes comme NeoNotario et NotaStart, ou encore la visioconférence pour échanger plus facilement à distance avec vos clients.
Utiliser le digital sur les sujets immobiliers : Pourquoi est-ce indispensable pour les notaires ?
Au-delà des exemples cités ci-dessus, l’un des sujets sur lesquels la digitalisation fait fortement sens pour les notaires est celui de l’immobilier. Les nouvelles technologies leur permettent de répondre à de nombreux besoins et challenges dans le domaine.
Comment ? C'est ce que nous allons voir dans la suite de cet article.
En tant que notaire, vous cherchez naturellement à offrir votre expertise sur les sujets relatifs à l’immobilier, que ce soit via :
- votre expertise pour estimer les biens ;
- votre conseil patrimonial (succession, transmission de patrimoine) ;
- vos conseils juridiques
- vos conseils en droit de l’immobilier
- vos compétences de négociation immobilière
Or, pour pouvoir générer un avis de valeur pointu, convaincant et bien présenté, vous devez fournir un travail important. Il s’agit de collecter toutes les données, de faire une veille efficace sur le marché, mais aussi de rendre un avis de valeur propre, correspondant à votre image de marque. Ces tâches sont chronophages, nécessitent de la minutie et beaucoup de rigueur, et il faut également pouvoir analyser des biens immobiliers comparables. Elles sont souvent réalisées au sein des études par les clercs de notaires, qui doivent remettre un avis de valeur papier impeccable. La collecte des données et la création de cet avis de valeur est répétitive et leur prend du temps.
Les notaires s’appuient notamment sur les bases BIEN et PERVAL, alimentées par les études après chaque transaction réalisée sur le territoire. S’ils bénéficiaient auparavant d’un accès privilégié à ces données de transactions, la mise à disposition en open data de la base DVF par le décret n° 2018‑1350 du 28 décembre 2018 a changé la donne. L’accès à ces données ne leur est désormais plus réservé, et n’importe quelle personne peut désormais consulter des données de transactions.
